El tiempo es un recurso limitado. Si no se aprovecha bien estamos incurriendo en un coste innecesario por falta de planificación. La buena gestión del tiempo es un elemento al que no se le presta la suficiente atención en muchas organizaciones, un error que se debe corregir.

Hay muchos procesos que se pueden mejorar significativamente con una mejor gestión del tiempo. Para ello, hay que ser consciente de los tiempos muertos, de las horas improductivas, de la duplicidad de tareas o de las gestiones que salen mal y hay que repetir por falta de planificación. Todo eso se materializa en una pérdida para la empresa, que aunque no sea fácil cuantificarla, es un coste real que provoca que seamos menos productivos.

Según uno de los últimos informes de OBS Business School, un 55% de la jornada laboral en España es improductiva y un 20% genera pérdidas materiales, de tiempo y de recursos. Es obvio que la calidad y productividad del trabajo no se puede medir por la cantidad de horas que se dedica a cada tarea. Estos datos revelan que hay que mucho que mejorar en la gestión del tiempo. Lograr la mayor eficiencia posible en la realización de los trabajos debe ser un compromiso fundamental para cualquier empresario.

 

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¿Cómo mejorar la gestión del tiempo?

Seguir estos cinco puntos claves puede ser muy útil para ayudar a que la gestión del tiempo juegue a nuestro favor y no suponga un lastre para nuestros objetivos.

  • Planificar y organizar.

Planificar, organizar y priorizar el tiempo. Para ello, debemos identificar cada trabajo y el tiempo que necesita. Se pueden agrupar tareas por departamentos o por nivel de cualificación, con el objetivo de que cada trabajo lo realicen las personas adecuadas. Algunas actividades serán más importantes que otras y hay que valorarlas así cuando se planifica su ejecución. También debe haber tiempo para los descansos, como factor básico de la productividad. Al final de la jornada, hay que reservar algún tiempo para evaluar lo que hemos hecho y cómo ha salido, para proponer mejoras para los siguientes días.

  • Mayor consciencia en el trabajo

Es imprescindible que el trabajador pueda disponer del ambiente adecuado para realizar las tareas. Los medios técnicos que necesite también deben estar a su alcance de forma cómoda. Los objetivos de cada tarea deben estar muy bien definidos para evitar dudas y tener que preguntar. En general, hay que evitar los “ladrones” de tiempo: las distracciones, interrupciones, reuniones demasiado largas, desorden, papeleo innecesario, etc.

  • Delegar tareas

Es muy beneficioso que los empresarios encuentren colaboradores en los que puedan confiar para delegar responsabilidades. Muchas acciones se bloquean porque necesitan algún tipo de supervisión o aprobación, y no siempre la persona que debe darlas está disponible. Delegar es una buena práctica porque contribuye a generar un modelo de responsabilidad compartida e involucra a más personas en los objetivos planteados. Para delegar es recomendable dar indicaciones precisas y hacer comprobaciones periódicas para asegurarse que todo va bien.

  • Evitar tareas duplicadas.

Esto es especialmente importante. Es algo que también conecta con el primer punto, y tiene su origen en una mala organización. Lo normal es que varios departamentos necesiten la misma información, el acceso a los mismos datos o los mismos informes. Sería una pérdida de tiempo inútil que cada uno realizará el mismo trabajo para conseguirlos. La información entre departamentos debe ser fluida, y los datos compartidos deben tener asignado un encargado para obtenerlos y después estar a disposición de todos aquellos que lo necesiten.

  • Gestionar bien las urgencias.

Muchas veces se reacciona de forma instintiva. Es frecuente que un trabajador ante una tarea nueva, que llegue con la etiqueta de urgente, la anteponga a lo que esté haciendo.  Hay que tener claro si realmente estamos ante una urgencia o no, porque es posible que lo que está haciendo sea más importante que lo que se le pide en ese momento. Esto es relevante, porque los trabajos a veces funcionan como una cadena, y unos dependen de que se hayan hecho otros antes. Si paramos la cadena, sin razón justificada, ralentizamos y perjudicamos la ejecución de otros procesos.

En definitiva, hay que promover una cultura más eficaz para optimizar el tiempo y darle el valor que tiene: un recurso limitado y muy valioso.

 

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