Pocas cosas generan una mayor sensación de improductividad que la búsqueda de algún documento que no aparece. Según IDC, especializada en sistemas para la automatización de procesos, entre ellos la digitalización de documentos, los trabajadores pueden reducir su productividad hasta en un 20%, cada año, por dificultades en la gestión documental.

Esta situación está relacionada con el gran crecimiento en el acceso a la información y, al mismo tiempo, con el aumento de las exigencias normativas, derivadas de la gestión documental, para cualquier proceso administrativo. La digitalización de documentos facilita, en gran medida, la localización, el orden y el espacio de trabajo; para una gestión más eficiente de todos los documentos de la compañía.

Hay que preguntarse si los procesos de gestión de la empresa entorpecen el acceso a nuevas oportunidades en el mercado. Con la digitalización de documentos, las compañías pueden afrontar mejor el reto de procesar toda la información a la que acceden y publicarla o manejarla de forma rentable y eficaz. Otro factor clave es la necesidad de reducir los costes operativos para favorecer la productividad en cada área administrativa.

 

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El proceso de digitalización de documentos

Digitalizar un documento es transformarlo en una imagen digital. El proceso de digitalización convierte el papel en un archivo informático (mediante un escaneo) que se puede almacenar en un ordenador o en otro soporte informático.

La mayoría de la información que maneja una empresa se genera en forma de papel, son soportes que se acumulan con el tiempo y ocupan un gran espacio físico. Esto genera un alto número de documentos en papel difícilmente accesibles y con una alta probabilidad de pérdida o deterioro de datos. Aunque se establezca un orden, a veces encontrar un documento resulta difícil, con la pérdida de tiempo que eso supone.

Con la digitalización de documentos, el proceso de manejo de la documentación se hace más sencillo:

  • Desde un ordenador u otro dispositivo compatible, y sin moverse del puesto de trabajo, se puede acceder a los archivos que se necesitan y convertirlos de nuevo en papel si fuera necesario. Pueden incorporarse sistemas de seguridad para que sólo accedan las personas autorizadas.
  • Permite la posibilidad de distribuir el contenido, total o parcial, por medio de email.
  • Sirve para tener copias de seguridad de los documentos en papel originales, evitando su desgaste por el uso.
  • Facilita la labor comercial, al poder ofrecer información de productos, catálogos o elaborar presupuestos de una forma más sencilla y profesional.

 

¿Qué se puede digitalizar en una empresa?

Prácticamente, todos los documentos en papel, con la enorme ventaja de que, una vez digitalizados, permiten un acceso fácil, en cualquier momento, y por parte de cualquier puesto de trabajo en un entorno de red. Incluso a través de internet (con las nuevas tecnologías de almacenamiento en la nube), se podría acceder a los archivos desde múltiples dispositivos y en cualquier lugar.

Estos son algunos ejemplos de uso:

  • Documentos de producción: fichas de productos, planos, mapas o diagramas; que se pueden digitalizar a archivos informáticos para que puedan ser tratados de manera eficiente.
  • Documentos comerciales: facturas de proveedores, fichas de clientes, albaranes o pedidos. Así se facilita el acceso de otros departamentos que necesitan esa información (como el departamento contable o de presupuestos) y agilizar su tratamiento.
  • Documentos de personal: Contratos, nóminas o documentos similares, para ser catalogados y ordenados en carpetas de una forma más segura.
  • Documentos financieros y seguros: extractos bancarios, informes de cuentas o todos los seguros y contratos de la compañía con terceros.
  • Informes: aquí se pueden incluir informes de todo tipo: comerciales, financieros, contables, de recursos humanos, estudios de mercado…

 

El proceso de digitalización de documentos no solo afecta a los documentos en papel, sino que también permite digitalizar otras fuentes de datos tan diversas como: fotografías, música, mapas, videos, etc.

En muchos casos, el proceso de digitalización ya se ha convertido prácticamente en una necesidad, para cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD). Esta normativa, obliga a tener en un archivo o registro informático todos los datos de carácter personal que maneje la empresa, asegurando que fueron obtenidos legalmente y tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron recabados.

La digitalización, supone un paso más en el proceso de mejora continua que debe llevar a cabo toda empresa para estar a la vanguardia y aprovechar mejor las oportunidades de negocio.

 

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