En los últimos años la necesidad de optimizar la inversión y sacar el máximo provecho a cada euro que entra y sale de las empresas ha provocado que una de las tareas de las empresas sea más vital que nunca para su supervivencia: la gestión de cuenta de proveedores. Controlar al máximo la gestión de pagos a esos proveedores que nos ayudan a aguantar la crisis económica es importante para la productividad y la eficiencia de todas las empresas, sean grandes, pequeñas o medianas, así que hoy le vamos a dedicar toda nuestra atención.

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El departamento de gestión de cobros y pagos

En todas las empresas los profesionales que se ocupan de gestionar los cobros y los pagos llevan a sus espaldas una gran responsabilidad, tanta que en las grandes empresas se divide el trabajo entre gestión de cobros y gestión de pagos.  El equilibrio entre “cobrar” y “pagar” será la clave que nos garantice que nuestra empresa se mantiene viva en su mercado, mantiene contentos a sus proveedores y empleados y cuenta con liquidez suficiente para abordar nuevos proyectos o hacer frente a sus responsabilidades fiscales.

El importante papel de la gestión de cuenta de proveedores

La gestión de cuenta de proveedores equivaldría a la gestión de pagos del punto anterior. Los administrativos y contables que se ocupan de esta gestión de cuenta no se limitan a comprobar cuando vence la cuenta del proveedor “x” para pagarla; su tarea es mucho más amplia e importante. El departamento de gestión de cuenta de proveedores se ocupa, entre otras muchas cosas, de:

Negociar

La primera tarea importante del departamento de gestión de cuenta de proveedores es negociar con cada empresa o profesional las condiciones que regirán su acuerdo comercial, en especial el sistema de pagos. En este apartado el gestor de proveedores se ocupará de acordar con cada uno de ellos tanto la forma de pago – cheque, ingreso bancario, efectivo, etc.- como el tiempo que trascurrirá entre la presentación de la factura y el abono real. Negociar bien con los proveedores nos evitará muchos problemas y malentendidos en el futuro, pero además nos ahorrará mucho tiempo de gestión, llamadas telefónicas, discusiones… Tareas nada gratas que además de robar tiempo a nuestros administrativos, repercutirán negativamente en su concentración y su productividad y eficiencia. 

Administrar y gestionar

La segunda gran tarea del día a día del departamento de gestión de cuenta de proveedores es gestionar todo el papeleo que se genera en la relación con proveedores y acreedores como, por ejemplo, verificar y archivar las facturas, comprobar los movimientos bancarios, calendarizar los pagos, archivar toda la documentación, etc. 

Controlar

La tercera tarea importante que lleva a cabo el departamento de gestión de cuenta de proveedores es supervisar y controlar la calidad de la relación entre la empresa y sus proveedores. Esta labor es tan importante como las dos anteriores ya que si no se decida tiempo a verificar que estamos haciendo una buena labor de gestión de cuenta de proveedores, podemos echar por tierra no solo la negociación y la administración previas, sino el trabajo del resto de departamentos de nuestra empresa.

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