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Gestión por procesos: ¿cómo podemos mejorarla?

gestion por procesos

Una de las responsabilidades de nuestro departamento de operaciones es conocer las caves básicas para mejorar la gestión de procesos: minimizar el papeleo burocrático, diseñar protocolos de actuación para automatizar las tareas, hacer un análisis DAFO de la gestión de procesos para detectar debilidades y adoptar soluciones, etc. ¿Cómo podemos mejorar nuestra gestión por procesos? Ese es el interesante tema de debate que ponemos hoy sobre la mesa en el blog del ahorro y la productividad para empresas de Cooltra.

 

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¿En qué consiste la gestión por procesos?

Para entender bien en qué consiste la gestión por procesos es importante definir su término principal: proceso.

Según leemos en la norma ISO 9000-2000 en el ámbito de la gestión un proceso se define como:

 “El conjunto de actividades relacionadas entre sí que transforman los elementos de entrada en resultados”.

Según esta definición, la clave del éxito en la gestión de procesos es considerar a cada tarea que realiza nuestra empresa como parte de un todo, como una pieza de un puzle que busca crear una imagen final x, un resultado determinado que suele coincidir con el objetivo empresarial que nos hayamos marcado: aumentar nuestra tasa de beneficios, destacar entre nuestra competencia directa, llegar a tal o cual mercado, mejorar la productividad de nuestro equipo humano, etc.

 

¿Cómo poner en práctica la gestión por procesos?

Una vez hayamos comprendido teóricamente que cada actividad de nuestra empresa es un proceso que busca un resultado concreto interactuando con el resto de actividades de la empresa, tenemos que pasar a la práctica: a poner en marcha nuestra propia gestión de procesos.

¿Cómo podemos hacerlo de la forma más sencilla posible? Siguiendo en orden los siguientes cuatro pasos:

Paso 1: definir. El primer paso es identificar, definir y describir exhaustivamente las actividades básicas que forman parte del proceso total. La pregunta que tenemos que plantearnos es simple: ¿Qué actividades básicas lleva a cabo nuestra empresa para conseguir beneficios?

Paso 2: interrelacionar. Una vez definidas las actividades básicas que conforman el proceso total de nuestra empresa, tenemos que averiguar cómo estas actividades interactúan entre sí; es decir: poner por escrito cómo unas actividades influyen en otras.

Paso 3: responsabilizar. El tercer paso para poner en práctica nuestra propia gestión por procesos es asignar a una persona responsable de cada una de las fases del proceso. Ese jefe o  líder tiene que asegurarse de que su actividad funcione correctamente y, además, de que se relacione sin problemas con el resto de actividades básicas de la empresa.

Paso 4: medir y corregir. Una vez hayamos puesto en marcha nuestra gestión por procesos, llegará el momento de cuantificar y medir sus resultados. Esta fase de medición nos permitirá corregir esas deficiencias que sólo surgen en la práctica y, también, nos permitirá pensar y poner en marcha ciertas técnicas que nos permitan mejorar la gestión por procesos, la consecución de nuestros objetivos empresariales y, por supuesto, la rentabilidad de nuestra inversión.

 

Como hemos visto, mejorar nuestra gestión por procesos nos ayudará a optimizar los recursos y a incrementar la productividad de nuestro valioso equipo humano, ¿quieres aprender más técnicas para mejorar la productividad? Pulsa aquí y descarga una de nuestras guías gratuitas de mejora empresarial y profesional.

 

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