Todos los negocios se encuentran con una serie de factores que deben defender y cuidar de manera constante a fin de poder establecerse con efectividad en su respectivo sector. Entre estas características, con la intención de lograr que un negocio funcione de forma correcta, sin imprevistos ni contratiempos, es necesario tener constancia y organización. Contar con un orden que permita definir el papel de cada miembro de la empresa permite cubrir con facilidad todas las necesidades tanto de clientes como de los empleados, así como sus expectativas.

Para crear este orden hay muchos métodos posibles, como por ejemplo organigramas que marquen de forma clara y concisa el papel de cada persona dentro de la empresa. En estos archivos se puede indicar de forma sencilla cuál es el rol de cada colaborador y cuáles son sus responsabilidades, permitiendo así que la plantilla se sienta más motivada al saber qué debe hacer exactamente en cada momento, incentivando su creatividad y motivación. Lo mismo ocurre con la estrategia empresarial, la cual marca el target al que va dirigido el producto a la vez que hace un perfil de los posibles clientes en potencia que pueden surgir. ¿Pero qué tienen en común ambos aspectos que hemos comentado? La realidad es que ambos entran dentro de la gestión por procesos, una función empresarial tan común como efectiva.

 

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Profundizando en la gestión por procesos

¿Qué es exactamente este tipo de gestión? Se trata de una práctica que se basa en ordenar punto por punto la cadena de trabajo desde que empieza a crearse el producto o servicio hasta que se lanza al mercado. Es decir, desde que es una materia prima hasta que se ha transformado en el producto que queremos vender. En este punto hay que dejar claro que tenemos en cuenta cada aspecto que afecta directa o indirectamente al proceso del producto, desde su manipulación a los principales aspectos de marketing. Usar la gestión por procesos permite tener un orden marcado y fijo, evitando así los problemas de mala comunicación que surgen con técnicas más tradicionales. Al fin y al cabo, con estas técnicas pueden aparecer malentendidos, como que dos personas estén haciendo el mismo trabajo a la vez por culpa de la confusión de no saber dónde acaban sus obligaciones y empiezan las de los demás.

El uso de esta técnica no solo afecta a la creación del producto, también busca trabajar directamente sobre el cliente, estudiando su mercado con el único fin de mejorar el trabajo, crear compradores fieles y aumentar el mercado al cual se dirige. La misión definitiva será conseguir clientes felices y satisfechos que mediante el boca a boca o las recomendaciones atraerán a nuevos clientes.

 

Beneficios para la empresa y el cliente

El modelo tradicional de un negocio es separar cada departamento haciendo que se conecten únicamente cuando el producto o servicio pasa de un sector a otro. Este modelo es el más usado y estandarizado desde hace décadas, pero también es el que tiene más inconvenientes. Por ejemplo, la incomunicación y la individualidad que provoca el hecho de que los departamentos estén separados entre sí, algo que no ocurre en la gestión por procesos, puesto que cambia por completo la forma de ver el negocio. En vez de ser un montón de pequeños departamentos conectados, su idea principal es globalizar todos los sectores y formar uno único, creando así mayor fluidez en el trabajo y en la comunicación entre empleados.

A pesar de que aún hay empresarios que no recurren a esta filosofía, los negocios que lo aprovechan han visto cómo la productividad, el rendimiento y los beneficios han aumentado de forma astronómica. El principal motivo, como ya hemos comentado, es que con este proceso es más fácil optimizar el tiempo y los recursos entre departamentos. Además, trabajando con este tipo de gestión es más sencillo realizar el seguimiento del cliente una vez adquiere el producto o servicio en cuestión. Esto lleva a la obtención de feedback con facilidad y a saber qué se puede hacer de forma interna para mejorar la propuesta y seguir creciendo. Algo que, sin duda, ya están aprovechando cada vez más empresas en el mundo entero que han llegado a ver los grandes beneficios que propone para ellas adoptar un modelo de negocio basado en la gestión por procesos.


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