Las funciones del project manager son las de asumir la responsabilidad de la planificación y ejecución de un proyecto dentro de una organización. Como responsable o jefe de proyecto debe reunir un conjunto de capacidades y habilidades que le permitan asumir la planificación, el control y el seguimiento del proyecto, según las directrices marcadas por la empresa.

Los proyectos son trabajos temporales con un nivel de ejecución individualizado y que suelen tener un alto valor económico. Puede ser el diseño de un nuevo producto o servicio, una campaña de marketing, un estudio de mercado, etc. Se diseñan para lograr unos objetivos muy definidos estableciendo para ello un presupuesto y unos plazos de ejecución. Las principales funciones del project manager son:

  • Planificación del proyecto: elección del equipo de trabajo, presupuesto, plazos de ejecución y recursos necesarios: equipo humano y medios técnicos.
  • Diseño del plan de trabajo (reuniones, asignación de tareas, metodología, herramientas…), en función de los plazos y fases de ejecución.
  • Seguimiento y control de los resultados en cada fase para formular las correcciones o ajustes que sean necesarios.
  • Cierre y presentación de los resultados bajo un estándar de calidad.

 

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Tareas y funciones del Project manager

A un project manager se le debe exigir un conjunto de conocimientos y habilidades técnicas según el tipo de proyecto que se lleve a cabo. Pero también necesita ciertas competencias y destrezas genéricas necesarias para cualquier proyecto: liderazgo, gestión de equipos, capacidad de negociación, habilidades interpersonales, evaluación del riesgo, flexibilidad, resolución de conflictos, etc.

Dentro de las funciones del project manager antes descritas estas son las tareas más significativas que debe realizar para el éxito de su gestión:

  • Definir el perfil y funciones de los miembros del equipo. Cada uno ha de tener unas cualidades y conocimientos técnicos concretos para cubrir todas las áreas de trabajo. Debe comunicar a cada uno lo que se espera de él y cual es su tarea, para evitar duplicidades y pérdidas de tiempo. También, debe saber delegar responsabilidades.
  • Establecer la metodología de trabajo. Implica definir la forma de trabajar y las técnicas y herramientas que se van a emplear (por ejemplo, los programas informáticos). Por tanto, debe asegurarse que los miembros del equipo conocen y saben utilizar esas técnicas.
  • Motivar al equipo. Es una de sus tareas más importantes. El grupo debe estar en sintonía con el jefe de proyecto y esté debe integrar, escuchar y apoyar a cada individuo para lograr la mayor integración y compromiso posible. Entre el equipo ha de haber una comunicación abierta donde todos puedan expresar sus opiniones y preocupaciones.
  • Supervisar el trabajo. En un primer momento esa supervisión debe ser más continua, pero la labor del director de proyecto es la de inducir a que cada persona adquiera experiencia y autonomía para ejercer sus tareas de forma más responsable. Una de las funciones del project manager más esenciales es la de solucionar los problemas que van surgiendo y la supervisión es el mecanismo clave para detectar los problemas y riesgos. Es preciso evaluar cada dificultad con calma y objetividad para tomar las decisiones importantes sin generar incertidumbre ni dudas en el equipo.
  • Garantizar el resultado. El resultado final debe estar en consonancia con los objetivos establecidos por la dirección o por el cliente. Además, se debe garantizar la mayor calidad posible.

 

La gestión de proyectos en la pyme

Muchas pymes descartan convertir en proyectos sus trabajos con más valor económico. Esto impide aprovechar las ventajas que ofrece tener un trabajo controlado. Con un presupuesto y unos recursos diferenciados del resto de la empresa se puede controlar mejor el gasto y focalizar de un modo más directo los objetivos. Los problemas que encuentran las pymes para utilizar los proyectos son:

  • Falta de recursos económicos
  • Falta de herramientas y recursos técnicos.
  • Sistemas de información inadecuados
  • No disponer de personal con capacidad para dirigir y gestionar los proyectos ni tampoco medios para formarlos.

Sin embargo, tener el proyecto controlado y aprovechar las lecciones aprendidas para el siguiente proyecto es algo que tiene mucho valor y justifica por sí solo la implantación de la gestión de proyectos en la pyme. Las ventajas de un buen project manager para proyectos de alto valor e interés son muy importantes porque aporta:

  • Control completo de los costes y asignación de recursos
  • Reduce los plazos de ejecución al optimizar el tiempo
  • Control exacto de los beneficios o pérdidas una vez vendido el producto o servicio generado en el proyecto.
  • Un resultado de mayor calidad y más adaptado a las directrices y expectativas del cliente.

En definitiva, la gestión de proyectos aporta ventajas, mejora los costes, la duración del proyecto y su alcance.

 

COMUNICACIÓN

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