Un proyecto es un trabajo temporal destinado a la consecución de un objetivo concreto. La gestión de proyectos tiene como finalidad la planificación, control y seguimiento de las acciones y recursos necesarios para desarrollar cada proyecto.  El control y el seguimiento nos permiten conocer en todo momento qué problemas se producen para tratar de solucionarlos del modo más rápido y eficaz.

¿Cuál es la utilidad de un proyecto? Un proyecto nace de una necesidad. Se orienta a la consecución de un resultado óptimo que satisfaga esa necesidad, que genere un cambio positivo o que de valor a la empresa. La gestión del proyecto tiene la importante labor de definir los resultados que se pretenden conseguir y cómo hacerlo.

Dentro del ámbito empresarial, los proyectos pueden estar destinados al diseño de un nuevo producto o servicio, la confección de un presupuesto importante, un estudio de viabilidad (por ejemplo, de una inversión), un plan de optimización de costes, una nueva estrategia de marketing, un análisis de mercado, etc.

 

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El trabajo de la gestión de proyectos se puede dividir en cinco grupos, aplicables a todos los tipos:

  • Preparación
  • Planificación
  • Ejecución
  • Seguimiento
  • Entrega

Su éxito se basa en la consecución de los objetivos de plazos, coste, tiempo, calidad o alcance dentro de la estrategia de la compañía.

Su temporalidad debe separarlos del resto de actividades habituales y permanentes de la empresa. Así, la gestión de proyectos será más eficaz. La ventaja de individualizar estos trabajos nos permite un seguimiento más exhaustivo y, por supuesto, una definición más clara de los resultados que esperamos del trabajo realizado.

La gestión de proyectos tradicional tiene una serie de puntos clave que hay que reflejar por escrito en el llamado Plan de Gestión de Proyectos. En ese Plan constará de forma todo lo detallada que necesitemos todo tipo de detalles que nos ayudarán a llevar a buen puerto un proyecto en el que tengan que trabajar varias personas o, incluso, varios departamentos de nuestra empresa. En ese Plan haremos constar, por ejemplo:

  • El plazo de tiempo en que se ejecutará la totalidad del proyecto (fecha de inicio y fecha de finalización).
  • Una lista exhaustiva de tareas a realizar.
  • El equipo humano que necesitaremos para ejecutar cada tarea.
  • Los recursos técnicos que necesitarán los grupos de trabajo para realizar su parte de proyecto.
  • La asignación de tareas a cada persona del equipo de proyecto.
  • El presupuesto de que dispondrá cada persona o grupo de personas asignadas al proyecto.
  • El calendario de análisis y control de cada hito del proyecto.
  • Etc.

 

Claves para la mejora en la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos requiere invertir bastante tiempo en la planificación para asegurar buenos resultados, minimizar errores y aumentar su eficacia. Las organizaciones más pequeñas, en ocasiones, tienen que renunciar a la elaboración de un proyecto por falta de recursos y tiempo, pero es un error.

Nuestro consejo es que dediques  tiempo a planificar, elaborar un presupuesto, asignar tareas a las personas más cualificadas, etc. Esta previsión te ahorrará tiempo de ejecución y evitará muchos de los errores que suelen surgir en los proyectos de cierta complejidad, errores que, como sabes, suelen traducirse en pérdidas económicas, pérdidas de clientes importantes, fuga de los mejores talentos de tu organización, etc.

Cuando elabores tu Plan de Gestión de Proyectos, no olvides fijarte en los siguientes puntos clave:

  • El equipo de trabajo que se encargará de cada parte del proyecto. Este punto es clave para el éxito de un proyecto ya que, como sabes, el verdadero valor de cualquier empresa es su valioso equipo humano.
  • El director del proyecto. De forma ideal, la persona que designes para liderar a los distintos grupos involucrados en el proyecto debería tener los conocimientos teóricos y prácticos suficientes como para poder evaluar la calidad del trabajo que desempeñe el equipo de personas a su cargo. Además, debe ser un líder que practique la escucha activa, sea capaz de motivar, tenga visión de futuro como para prever posibles dificultades a corto, medio y largo plazo, etc.
  • Los objetivos.  Los objetivos que deben alcanzarse tanto en el proyecto total como en cada fase de trabajo deben ser realistas y asumibles tanto desde el punto de vista económico, como desde el punto de vista de recursos humanos. Además, esos objetivos deben cubrir las expectativas del cliente final. ¿Parece complicado? No lo es si te respalda un gran equipo de trabajo y un excelente director de proyecto.


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