¿Sabías que cerca del 25% del tiempo en la oficina lo dedicamos a consultar el correo electrónico? ¿O que las reuniones improductivas con nuestros equipos de trabajo nos quitan alrededor de 30 horas mensuales?

La gestión del tiempo en el trabajo es una de las principales preocupaciones de un buen número de empresarios y trabajadores en la actualidad, sobre todo si tenemos en cuenta que se trata de un factor que influye directamente en el nivel de productividad y rendimiento de cualquier compañía. La experiencia demuestra que las empresas que planifican sus horarios obtienen mejores resultados.

Además, numerosos estudios en la materia señalan que la baja productividad causada por la improvisación de las agendas cuesta alrededor de 8.000 anuales por cada trabajador, un dato a todas luces significativo.

La gestión del tiempo en el trabajo ha sido uno de los retos laborales más recurrentes a lo largo de la historia. Sin embargo, en la actualidad es aún más necesario, sin duda porque se ha convertido en un recurso indispensable para desenvolverse en un mundo cada vez más ágil, globalizado y donde los procesos y la información fluyen a gran velocidad. Es decir, es más que una simple necesidad.

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Decálogo para una eficaz gestión del tiempo en el trabajo

La gestión del tiempo en el trabajo es un asunto que debe aplicarse tanto a nivel individual como en los distintos grupos de una organización. De hecho, son dos esferas que tienen que estar relacionadas: de nada sirve un trabajador eficiente y planificador si las personas de su equipo carecen de una agenda de actividades.

Pese a las herramientas tecnológicas diseñadas para tal fin y la formación específica que ha aparecido en los últimos años, muchos aún ignoran cómo hacerle frente a este reto. Echemos un vistazo a 10 recomendaciones básicas que te ayudarán a mejorar la gestión del tiempo en el trabajo:

1. Apóyate en una agenda:

Las agendas existen desde la Antigüedad. ¡Y seguirán existiendo! Bien sea en formato digital o físico, lo importante es que tengas una para consignar tus tareas y planificar los plazos de entrega o de ejecución. No abuses de tu memoria.

2. Divide tu tiempo en bloques:

Antes de empezar tu jornada, divídela en bloques. Puedes hacerlo por temáticas, nivel de dificultad o por la urgencia de las tareas.

3. Prioriza tus tareas:

Recuerda: no todas las tareas tienen la misma importancia. Empieza por aquellas que tengan una incidencia significativa en tus rutinas o cuyo plazo de ejecución esté más cerca de cumplirse. Lo que no sea importante, déjalo para después.

4. Sé realista con los plazos:

No planifiques por encima de tus posibilidades. Los manuales de gestión del tiempo en el trabajo insisten en realizar un análisis de tu capacidad productiva antes de fijar los plazos. Deja siempre un margen.

5. Identifica ladrones de tiempo:

Si aceptas que tu gestión del tiempo es deficiente, el siguiente paso es identificar los denominados ladrones de tiempo, es decir, aquellos factores que te impiden llevar a cabo tus tareas con eficiencia. Tan pronto sepas cuáles son y cómo actúan, implementa soluciones específicas o globales para erradicarlos de tus rutinas.

6. Fíjate metas diarias:

Además de dividir tu tiempo en bloques, puedes recurrir a la estrategia de fijar metas diarias. Es una buena opción para evacuar trabajos cortos.

7. Prepara tu entorno:

El entorno en el que trabajamos influye más de lo que creemos. En la medida en que te sea posible, adecúalo a tu gusto. Escritorio, sillas, iluminación, ventilación y espacio son algunos de los factores que debes tener en cuenta.

8. Sé puntual:

¿Cómo pretendes cumplir con los plazos que te has trazado si llegas tarde a todos los sitios? Si te fijas un horario, cúmplelo. Sólo así verás ejecutadas las tareas de cada jornada.

9. Evita la simultaneidad de tareas:

Está demostrado que el rendimiento es mucho mayor cuando nos centramos en una sola tarea que cuando emprendemos varias a la vez. Ganamos en concentración y el uso de recursos es mucho más óptimo. Cada cosa a su tiempo.

10. Delega en terceros:

Y en caso de que te veas superado por las circunstancias, por ejemplo si el número de tareas es mucho mayor del que esperabas, no te preocupes. Siempre puedes delegar en otros. No eres un superhéroe para hacerlo todo.

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