En la gestión financiera es raro encontrar una tarea que no lleve tiempo y esfuerzo, incluida la elaboración, envío, seguimiento, contabilización y archivo de las facturas. Afortunadamente, las ya no tan nuevas tecnologías también son un excelente recurso para el directivo o profesional que se ocupa de la gestión financiera de nuestra empresa y nos ofrece múltiples herramientas que acortan los tiempos de gestión y mejoran la productividad empresarial. Hoy hablamos de una de esas herramientas que mejoran la gestión financiera de nuestra empresa y nos ahorran tiempo y dinero: las facturas electrónicas.

 

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Características principales de una factura electrónica.

En esencia, una factura electrónica no deja de ser una factura al uso, es decir, un comprobante de la prestación de servicios o de la venta de productos. Desde el punto de vista de la gestión financiera, la única diferencia entre una factura electrónica y la tradicional factura en papel es su forma de expedición y de archivo: la empresa emite la factura en formato electrónico y el cliente la recibe, procesa y archiva también por ese medio.

Otra característica importante a destacar de la factura electrónica y que afecta a nuestra gestión financiera es que la factura electrónica sustituye a la factura en papel. Lo destacamos porque uno de los errores más habituales entre las empresas y profesionales menos informados es pensar que la factura electrónica simplemente es un aviso previo al envío de la factura en papel.

Hoy en día es muy habitual el intercambio de facturas electrónicas entre las empresas y la Administración. En España, por ejemplo, desde el 15 de enero del 2015 es obligatorio el uso de facturas electrónicas en los contratos públicos.

 

Requisitos básicos de las facturas electrónicas.

Del mismo modo que sucede con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben cumplir una serie de requisitos básicos para ser válidas. Por supuesto conocer los tres requisitos es fundamental desde el punto de vista de la gestión financiera tanto para emitir como para recibir y procesar eficientemente las facturas electrónicas de nuestros proveedores: legibilidad, integridad y autenticidad.

  • Legibilidad. El primer requisito es obvio: los datos que se incluyan en la factura electrónica o en papel deben poder leerse con facilidad y no generar ningún tipo de duda o error. En el caso de la factura electrónica esta legibilidad exigida por ley (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) dependerá del programa informático que utilicemos para elaborar este documento.
  • Que una factura cumpla el requisito de integridad significa que su contenido no se ha modificado en fechas posteriores a la emisión de ese documento. En una factura en papel es fácil asegurar y comprobar la integridad del contenido, en la factura electrónica también. ¿Cómo? Mediante la firma electrónica, el uso de DNIE, etc.
  • Un tercer requisito común a las facturas electrónicas y en papel es que en el documento aparezcan perfectamente claras las figuras del emisor y del receptor de la factura electrónica. Igual que en el punto de la integridad, los avances tecnológicos nos permiten verificar fácilmente la autenticidad de este documento clave para nuestra gestión financiera.

 

Incorporar las facturas electrónicas a la gestión financiera personal o empresarial tiene importantes ventajas: nos ahorra tiempo de elaboración, evita gastos de tinta y papel para imprimir las facturas, nos evita las tareas de envío, ahorra espacio de almacenamiento en nuestra oficina… Pero además de ese importante ahorro de tiempo y de dinero, incorporar la factura electrónica a nuestro sistema de gestión financiera hará que las tareas de revisión, archivo, búsqueda y localización se hagan sin errores, es decir: nos permitirá mejorar considerablemente la productividad de nuestro equipo humano.
¿Utilizas las facturas electrónicas en tu gestión financiera? Comparte tus experiencias aquí, en el blog de Cooltra.

 

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