Los cambios continuos en los productos, la evolución de los hábitos de los consumidores y la competencia en el mercado, exigen cada día más a las empresas poner en marcha estrategias de optimización de funciones. La finalidad es la implementación de nuevos modelos que permitan perfeccionar los procesos, tanto internos como externos. La clave está en innovar y transformar, manteniendo la calidad, y sin que ello implique incurrir en grandes costes para no perjudicar la productividad.

Todo esto hace necesario que cada empresa diseñe un método para la optimización de funciones que se ajuste a sus necesidades y que le permita alcanzar los objetivos. La mejor estrategia es proponer métodos de mejora continua, basados en acciones de detección, cambio y transformación, para lograr mejoras de forma continuada, gradual y ordenada.

Las empresas necesitan mejorar  en todas sus actividades para poder ser más competitivas, más aún en entornos tan globalizados y exigentes como los actuales. La optimización de funciones implica un proceso interno, para que los problemas salgan a la luz sin culpabilidades, simplemente con el fin de crear una cultura de buscar soluciones y no de ocultación.

 

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La optimización de funciones y la mejora continua.

Los procesos de mejora continua deben ser un objetivo permanente para el desarrollo global, a todos los niveles, de las actividades en la empresa. La optimización de funciones mejora el rendimiento y la productividad, permite un mejor resultado de las estrategias generales y dan mayor flexibilidad para reaccionar rápidamente a las oportunidades.

Estos son algunas ideas:

  • Reconocer las funciones que son mejorables.
  • Proporcionar a los empleados las herramientas de mejora que necesiten.
  • Establecer metas intermedias que sirvan de guía y seguimiento.
  • Abarcar todos los ámbitos: productos, procesos, sistemas; e implicar a todos los trabajadores.

Involucrar a los empleados es fundamental. Deben ser conscientes y responsables de su papel en la organización, con motivación para participar y contribuir a la optimización de las funciones individuales. Se debe fomentar su participación activa en la búsqueda de oportunidades de mejora y la participación en discusiones abiertas para detectar los problemas y buscarles solución.

Aunque la labor de los empleados es muy importante, los ejecutivos también deben permanecer atentos a lo que ocurre en el trabajo de cada área o departamento. Las claves para ellos son las de generar una cultura de redes de trabajo y no ser reacios a los cambios.

 

Consejos para la optimización de funciones.

Estos son algunos indicios que pueden indicar una falta de optimización en las funciones:

  • Inventarios y sobreproducción: producimos o tenemos en existencia más de lo que podemos vender.
  • Procesos: se hacen demasiados procesos para algo simple. Incluso puede haber duplicidad de tareas.
  • Talento humano: no se está aprovechando todo el talento de los trabajadores según su potencial, formación y experiencia.
  • Cargas de trabajo: se sobrecarga demasiado al personal y les resulta muy difícil rendir al 100%.
  • Movimiento: los trabajadores necesitan moverse demasiado para cumplir sus funciones, con la pérdida de tiempo y desanimo que eso implica.
  • Retrasos: unas funciones dependen de que se hagan otras antes y tenemos personas que esperan demasiado por el trabajo de los demás.

En general, se trata de analizar cómo se realizan las funciones o tareas, qué tiempo necesita cada una y cuánto empleamos realmente, quién debe hacerlas y cómo se gestiona el tiempo como recurso limitado. Identificar estos indicios puede ser de gran ayuda, para diseñar una estrategia que permita reducir costes y optimizar los procesos, para ser más productivos.

 

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